Jeśli Twoja firma wysyła do urzędu księgi w formie elektronicznej, a w jednej z nich znajdzie się błąd, to co dokładnie wolno Ci zrobić i w jakim terminie? Dziś odpowiedź zależy od podatku: najdokładniej rozpisują ją przepisy o VAT, a dla pozostałych ksiąg trzeba korzystać z regulacji szczególnych. Ministerstwo Finansów chce to uporządkować jedną nowelizacją.
Poniżej opisujemy projekt, który 25 maja 2026 r. pojawił się na stronach Rządowego Centrum Legislacji pod numerem z wykazu prac legislacyjnych UDER111. Opieramy się na omówieniach projektu w prasie podatkowej, w publikacji firmy doradczej oraz na opinii Krajowej Rady Doradców Podatkowych. To nadal projekt — nie ustawa. Zaznaczamy to przy każdym fragmencie, który może się jeszcze zmienić.
Dlaczego w ogóle zmieniać zasady poprawiania ksiąg
JPK to skrót od Jednolitego Pliku Kontrolnego. Prościej: to elektroniczna wersja Twoich ksiąg i ewidencji, którą firma przesyła urzędowi skarbowemu w ustalonym formacie. Zaczęło się od ewidencji VAT, a z czasem obowiązek przesyłania ksiąg rozszerzono także na podatek dochodowy od osób prawnych (CIT), podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Według uzasadnienia, które omawia prasa podatkowa, w obecnym stanie prawnym reguły korygowania takich plików wysyłanych bez wezwania urzędu znajdują się tylko w ustawie o VAT. Pozostałe podatki nie mają jednej, wspólnej regulacji. Podatnik musi więc sięgać po przepisy szczególne właściwe dla konkretnej księgi.
Można to porównać do dwóch działów w jednym biurze, z których każdy ma własną instrukcję reklamacji. Gdy zmienia się to, co przechodzi przez biuro, wygodniej mieć jedną instrukcję dla wszystkich. Tak właśnie MF uzasadnia projekt: chce ujednolicić zasady i skrócić czas, który podatnicy poświęcają na wysłanie korekty albo na wywiązanie się z obowiązku jej złożenia.
Projekt zmienia cztery ustawy naraz: Ordynację podatkową, kodeks karny skarbowy, ustawę o VAT i ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej. Główny ciężar spoczywa na Ordynacji, a trzy pozostałe ustawy są dostosowywane. Dwa projektowane artykuły Ordynacji opisują dwie różne sytuacje i warto je rozdzielić.
Samodzielna korekta: prawo, a nie obowiązek
Pierwsza sytuacja: sam zauważasz błąd w przesłanej księdze. Tę ścieżkę ma regulować nowy art. 81d Ordynacji podatkowej, wpisany do rozdziału o korekcie deklaracji, który po zmianie nazwałby się „Korekta deklaracji i ksiąg podatkowych”.
Zgodnie z omówieniem projektu skorygować księgę będzie można po spełnieniu trzech warunków łącznie:
- odrębne przepisy dopuszczają poprawianie zapisów w prowadzonej księdze,
- księga jest prowadzona w postaci elektronicznej,
- księgę przesłano z obowiązku wynikającego z przepisów, a nie na wezwanie organu.
Korekta polega na wysłaniu korygującej księgi podatkowej. Szczegóły techniczne, takie jak termin czy sposób przesłania, nadal wynikają z przepisów właściwych dla danego podatku. W omówieniu projektu wymieniono tu odpowiednie przepisy ustaw o VAT, PIT, CIT i o ryczałcie.
Co się zmienia dla VAT
Dziś ustawa o VAT zawiera obowiązek wysłania korekty ewidencji w ciągu 14 dni od stwierdzenia błędu lub zmiany danych. Według MF cytowanego w prasie podatkowej projekt ten obowiązek znosi, bo korekta ma stać się uprawnieniem podatnika. Rozwiązanie jest korzystne, ale wymaga uważności: brak obowiązku nie oznacza, że błąd przestaje mieć znaczenie dla rozliczenia. Oznacza tylko, że nie biegnie automatyczny zegar od chwili, gdy go dostrzeżesz.
Kiedy prawo do samodzielnej korekty się zawiesza
To najważniejsze zastrzeżenie. Według projektu prawo do samodzielnej korekty jest wstrzymywane, gdy wobec Ciebie toczy się postępowanie podatkowe albo kontrola podatkowa. Wstrzymanie obejmuje wyłącznie księgi, których sprawa dotyczy: podatki i okresy wymienione w dokumencie rozpoczynającym postępowanie lub kontrolę.
Osobne reguły dotyczą kontroli celno-skarbowej:
- w jej trakcie korekta byłaby możliwa tylko w ciągu 14 dni od doręczenia upoważnienia do kontroli,
- po zakończeniu kontroli, która stwierdziła nieprawidłowości, prawo wygasałoby po 14 dniach od doręczenia jej wyniku, jeszcze zanim kontrola zostanie formalnie przekształcona w postępowanie podatkowe.
W omówieniu projektu zaznaczono wyjątek: zawieszenie nie obejmuje czynności sprawdzających.
W praktyce wniosek jest prosty. Okno na własną, spokojną korektę zamyka się w momencie, gdy urząd zacznie się zajmować danymi księgami. Dlatego rozsądnie jest szukać błędów wcześniej, zanim zrobi to ktoś inny.
Gdy błąd znajdzie urząd: 14 dni na jedną z trzech odpowiedzi
Druga sytuacja dotyczy błędu wykrytego przez organ podatkowy. Ma ją regulować projektowany art. 193b Ordynacji podatkowej, a równolegle zostaną uchylone dotychczasowe przepisy ustawy o VAT na ten temat (art. 109 ust. 3f i 3g). MF zbiera w ten sposób w jednym miejscu przepisy o dowodach z ksiąg podatkowych w postępowaniu.
Mechanizm, w skrócie: organ wzywa do skorygowania księgi i wskazuje błędy. Wezwany ma 14 dni od doręczenia wezwania, żeby wybrać jedną z trzech dróg:
| Odpowiedź | Co oznacza |
|---|---|
| Przesłanie skorygowanej księgi | poprawiasz błędy wskazane w wezwaniu |
| Wyjaśnienia, że księga nie zawiera wskazanych błędów | nie zgadzasz się z oceną urzędu i uzasadniasz to |
| Wyjaśnienia o braku możliwości korekty | księga jest ostatecznie zamknięta; podajesz też, w księgach którego roku podatkowego ujmiesz korektę |
Trzecia droga ma związek z ustawą o rachunkowości. Zgodnie z omówieniem projektu przepisy tej ustawy nie pozwalają poprawiać księgi, gdy roczne księgi rachunkowe zostały już definitywnie zamknięte. Wtedy urząd nie wiedziałby, gdzie podatnik ujmie skutki błędu, dlatego projekt wymaga wskazania roku.
Analiza opublikowana przez firmę doradczą zwraca uwagę na jeszcze jedną cechę projektu: z jego treści i uzasadnienia wynika, że korektę można złożyć „w części”, a w pozostałym zakresie przedstawić wyjaśnienia. Przydaje się to, gdy zgadzasz się z urzędem co do jednego błędu, a co do drugiego nie.
Przepisy o korekcie na wezwanie organu mogłyby być stosowane zarówno w czynnościach sprawdzających, jak i w postępowaniu podatkowym.
Jak liczyć termin — przykład hipotetyczny
Wyobraźmy sobie, że wezwanie do skorygowania księgi zostało doręczone firmie 10 stycznia 2027 r. (data jest wymyślona wyłącznie na potrzeby ilustracji). Czternaście dni biegnie od doręczenia, więc ostatni dzień na odpowiedź przypada 24 stycznia. W tym czasie ktoś musi ustalić, czy wskazane błędy rzeczywiście istnieją, przygotować poprawioną księgę albo uzasadnienie, że błędu nie ma, i dopilnować, by odpowiedź dotarła do urzędu przed upływem terminu.
Dwa tygodnie wydają się długim okresem, dopóki w grę nie wchodzą urlopy, zwolnienie lekarskie osoby odpowiedzialnej za księgi albo zmiana biura rachunkowego. Dlatego nawet przy korzystniejszych przepisach o karze ważniejszy od samej reguły jest gotowy tryb działania: kto sprawdza zarzut, kto decyduje, którą z trzech dróg wybrać, i kto wysyła odpowiedź.
Ostrzeżenie: czternaście dni liczy się od doręczenia wezwania, a nie od dnia, w którym ktoś w firmie je przeczyta. Jeśli korespondencję z urzędem odbiera osoba, która nie przekazuje jej dalej, termin potrafi minąć, zanim księgowa dowie się o sprawie.
Kara 500 zł za błąd do uchylenia — i zastrzeżenia doradców podatkowych
Projekt przewiduje też likwidację przepisu, który dziś pozwala naczelnikowi urzędu skarbowego nałożyć na podatnika karę pieniężną. Według omówienia MF jest to 500 zł za każdy błąd w przesłanej ewidencji (art. 109 ust. 3h ustawy o VAT). Projekt zakłada uchylenie ust. 3h–3l tego artykułu. Krajowa Rada Doradców Podatkowych ocenia to pozytywnie, wskazując, że zmniejsza to ryzyko dotkliwych obciążeń za błędy, które nie zawsze mają znaczenie dla wysokości podatku.
To jednak nie koniec historii. Ta sama opinia zawiera dwa zastrzeżenia, które pokazują, że szczegóły projektu mogą jeszcze ulec zmianie.
Zastrzeżenie pierwsze: reguła czy wyjątek. Doradcy podatkowi zwracają uwagę, że zdanie „mogą skorygować, jeżeli odrębne przepisy dopuszczają” odwraca logikę. W ich ocenie podstawą powinno być prawo podatnika do poprawiania błędów, a wyjątki powinny być wskazane wprost. Autorzy projektu, zdaniem Rady, nie wskazali ani w przepisie, ani w uzasadnieniu, w jakich sytuacjach prawo do korekty miałoby zostać wyłączone.
Zastrzeżenie drugie: sankcja za odpowiedź. Projekt zakłada możliwość zastosowania sankcji, gdy podatnik nie prześle korekty w terminie, nie złoży wyjaśnień albo złoży je po terminie. Jest też czwarty przypadek: gdy wyjaśnieniami nie wykaże, że księga nie zawiera błędów wskazanych w wezwaniu. Rada obawia się, że ostatni zapis można odczytać szeroko. Podatnik, który terminowo przedstawił uzasadniony argument, mógłby zostać ukarany tylko dlatego, że urząd go nie przyjął. Postuluje więc ograniczenie sankcji do sytuacji, w których nie było merytorycznej odpowiedzi w terminie.
Dla właściciela firmy płynie stąd praktyczna lekcja, niezależnie od ostatecznego kształtu przepisów: sama odpowiedź w terminie to za mało. Liczy się też to, że będzie merytoryczna, czyli konkretnie odniesie się do wskazanych błędów.
Terminy i status projektu — co jest pewne, a co nie
Według MF zasady ujednolicenia korekt mają wejść w życie 1 stycznia 2027 r., czyli z początkiem kwartału rozliczeniowego w VAT. Przepisy o automatycznym udostępnianiu podatnikowi jego danych w systemie teleinformatycznym organu podatkowego oraz zmiana art. 306ka Ordynacji mają zacząć obowiązywać wcześniej, 1 grudnia 2026 r. Doradcy podatkowi zwrócili też uwagę, że poświadczenia z takich danych mogą być używane w kontaktach z bankami, kontrahentami czy innymi urzędami.
Czego nie potrafimy potwierdzić na 9 listopada 2026 r.:
- na jakim etapie prac rządowych jest projekt UDER111,
- czy w ostatecznej wersji zostaną uwzględnione uwagi z konsultacji,
- czy daty 1 grudnia 2026 r. i 1 stycznia 2027 r. nie ulegną zmianie.
Sprawdziliśmy listę druków Sejmu X kadencji i nie znaleźliśmy na niej tego projektu, co sugeruje, że jest na etapie prac rządowych. Nie uznajemy tego jednak za dowód. Stan faktyczny warto sprawdzić na stronie Rządowego Centrum Legislacji i w Dzienniku Ustaw.
Warto też pamiętać, jaką drogę przechodzi projekt rządowy. Po konsultacjach, w których swoje stanowisko przedstawiają m.in. organizacje doradców podatkowych, trafia do Rady Ministrów, następnie do Sejmu i Senatu, a na końcu do podpisu Prezydenta i publikacji w Dzienniku Ustaw. Na każdym z tych etapów tekst może się zmienić, a w skrajnym przypadku projekt może w ogóle nie wejść w życie. Dlatego daty z projektu traktujemy jako plan MF, nie jako termin, do którego trzeba się już dostosować.
Porównanie dzisiejszych zasad z projektem (według omówień MF) wygląda tak:
| Element | Dziś (VAT) | Projekt UDER111 |
|---|---|---|
| Podstawa przepisów | ustawa o VAT, tylko ewidencja JPK VAT | Ordynacja podatkowa, dla ksiąg wszystkich podatków |
| Korekta po własnym wykryciu błędu | obowiązek w 14 dni | uprawnienie, bez obowiązku |
| Błąd wykryty przez urząd | wezwanie i korekta wg przepisów o VAT | wezwanie i 14 dni na jedną z trzech odpowiedzi |
| Kara 500 zł za błąd | przewidziana | uchylenie przepisów o karze |
Co zrobić w firmie już teraz
Nie czekamy tu na ostateczny tekst ustawy, bo kilka rzeczy ma sens niezależnie od niego. To nasze praktyczne wskazówki, a nie wymóg z przepisów.
- Ustal, kto w firmie odbiera pisma z urzędu. Jedna osoba, jedno miejsce, wpis z datą doręczenia. Skoro termin biegnie od doręczenia, ta data powinna być zapisana od razu.
- Sprawdź z księgową, które księgi firma przesyła elektronicznie. Zasady mają objąć nie tylko VAT, ale też księgi w podatkach dochodowych i w ryczałcie. Warto wiedzieć, które z nich dotyczą Ciebie.
- Zaplanuj przegląd przed końcem roku. Zamknięcie ksiąg rachunkowych za rok obrotowy ogranicza możliwość poprawiania zapisów. Przed zamknięciem łatwiej poprawić błąd bezpośrednio w księdze, niż później tłumaczyć się, w którym roku ujmiesz jego skutek. Więcej o samym zamknięciu pisaliśmy w checkliście przed końcem roku.
- Dowiedz się, czy księgowa ma ścieżkę kontaktu z urzędem. W razie wezwania liczy się nie tylko to, co firma wyśle, ale też kto i kiedy to przygotuje.
- Zachowaj spokój wobec zmiany dotyczącej kary. Jeśli projekt wejdzie w życie, kara 500 zł za błąd w ewidencji VAT zniknie. Nie znaczy to jednak, że błędy przestaną mieć znaczenie, bo zasady korekty i terminy pozostaną.
Jeżeli interesuje Cię, jak urząd traktuje poprawianie deklaracji w ogóle, zajrzyj do naszego tekstu o czynnym żalu i korekcie deklaracji. To odrębny mechanizm, ale dobrze pokazuje, że w prawie podatkowym o skutkach błędu często decyduje czas reakcji.
Podsumowanie
- Projekt UDER111 z 25 maja 2026 r. ma ujednolicić zasady korygowania elektronicznych ksiąg podatkowych w Ordynacji podatkowej, dla VAT, CIT, PIT i ryczałtu.
- Samodzielna korekta (projektowany art. 81d) ma być uprawnieniem, a nie obowiązkiem, i jest wstrzymywana, gdy toczy się postępowanie lub kontrola obejmująca daną księgę.
- Przy błędzie wykrytym przez urząd (projektowany art. 193b) podatnik ma 14 dni od doręczenia wezwania na korektę, wyjaśnienia albo informację o braku możliwości korekty.
- Projekt przewiduje uchylenie kary 500 zł za błąd w ewidencji VAT, ale doradcy podatkowi zgłaszają zastrzeżenia do zakresu sankcji za odpowiedź na wezwanie.
- Zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2027 r. (korekty) i 1 grudnia 2026 r. (automatyczne udostępnianie danych), ale to wciąż plan, a nie obowiązujące prawo.
- Przygotowanie firmy sprowadza się do trzech rzeczy: kto odbiera pisma, które księgi są przesyłane elektronicznie i kiedy robimy przegląd przed zamknięciem roku.
Wskazówka: największym ryzykiem w nowym systemie jest nie sam błąd, ale 14 dni, które mijają, zanim ktokolwiek zajmie się wezwaniem. Jeśli chcesz uporządkować obieg pism i terminów podatkowych w firmie, chętnie podpowiemy.
Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi doradztwa podatkowego. Opisujemy projekt ustawy, który może ulec zmianie — przed podjęciem decyzji sprawdź aktualny stan prac legislacyjnych i skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.