Jeśli Twój program do faktur łączy się z KSeF tokenem, obowiązujące przepisy dają mu czas tylko do 31 grudnia 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku do systemu dołączą też najmniejsze firmy, a w tytule przelewu za fakturę trzeba będzie podawać numer KSeF. 27 października 2026 roku pojawił się projekt rozporządzenia, który ma przedłużyć życie tokenów i dołożyć kilka zmian w certyfikatach. To projekt, nie prawo, więc w tym tekście oddzielamy to, co już obowiązuje, od tego, co dopiero zapowiedziano.
1. Token, certyfikat, uprawnienia — trzy pojęcia, które łatwo pomylić
Zanim przejdziemy do zmian, uporządkujmy słownictwo. Czytelnik, który nigdy nie otwierał panelu KSeF, często słyszy te trzy słowa jak jedno.
Uprawnienia to lista tego, co dana osoba lub program może robić w KSeF: wystawiać faktury, przeglądać je, zarządzać dostępem. Nadaje je właściciel firmy.
Token to ciąg znaków wygenerowany w KSeF. Zamiast za każdym razem logować się podpisem kwalifikowanym, program do faktur pokazuje systemowi token i wchodzi do środka. Dobra analogia to klucz do biura, na którym od razu „wygrawerowano” listę drzwi, do których pasuje. Według podręcznika KSeF 2.0 z portalu ksef.podatki.gov.pl token zawiera w sobie uprawnienia osoby, która go wygenerowała.
Certyfikat KSeF to cyfrowy dokument tożsamości wydawany przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów. Tu analogia jest inna: to dowód osobisty, a nie klucz. Potwierdza, kim jesteś, ale nie mówi, co wolno Ci zrobić. Podręcznik MF stwierdza wprost, że certyfikaty KSeF nie są nośnikiem uprawnień i służą wyłącznie do uwierzytelnienia, podobnie jak podpis kwalifikowany.
Poniższa tabela zbiera różnice z podręcznika MF (wersja ze stanem prawnym na 1 lutego 2026 roku).
| Cecha | Token | Certyfikat KSeF |
|---|---|---|
| Czy można go użyć w różnych kontekstach (np. dla kilku firm)? | nie | tak |
| Czy ma okres ważności? | nie | tak |
| Czy jest limit liczby sztuk? | nie | tak |
| Czy zawiera w sobie uprawnienia? | tak | nie |
Ta różnica ma konsekwencje praktyczne. Zmiana programu do faktur z tokenu na certyfikat nie jest „wymianą jednego hasła na drugie”, bo uprawnienia trzeba wtedy rozplanować od nowa. Token niósł je ze sobą, a przy certyfikacie osoba lub program logują się jako konkretny użytkownik i działają w granicach tego, co właściciel firmy nadał temu użytkownikowi w KSeF. Podręcznik MF zaznacza dodatkowo, że certyfikat przestaje działać dopiero wtedy, gdy odebrane zostaną wszystkie uprawnienia nadane jego właścicielowi. Dlatego przed każdą zmianą metody logowania warto spisać, kto i do czego ma dostęp.
2. Co wynika z obowiązujących przepisów i podręcznika MF
Przypomnijmy stan, od którego zaczynamy.
Token ma wygasnąć z końcem 2026 roku
W wersji podręcznika, którą czytaliśmy, Ministerstwo Finansów zapowiada koniec generowania i używania tokenów wraz z końcem 2026 roku. Podręcznik wskazuje też, że od 1 stycznia 2027 roku z dwóch metod (token i certyfikat) pozostaną wyłącznie certyfikaty KSeF. Jednocześnie ten sam dokument zaznacza, że sam token, dopóki działa, jest ważny do czasu jego unieważnienia przez użytkownika, bo KSeF nie nadaje mu daty końcowej.
Podstawą jest przepis rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF. Według omówienia na Fakturowni chodzi o § 13 ust. 1 pkt 1, który dopuszcza używanie tokenu tylko do 31 grudnia 2026 roku. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z KSeF podpisano w grudniu 2025 roku, co potwierdza komunikat na podatki.gov.pl. Komunikat opisuje je jako akt regulujący m.in. rodzaje uprawnień, metody uwierzytelniania użytkowników i wymagania techniczne.
Certyfikat ma datę ważności i limity
Dla porównania certyfikat KSeF, jak podaje podręcznik MF, jest ważny nie dłużej niż dwa lata od daty wskazanej we wniosku albo od daty wydania. Podręcznik radzi, żeby w firmie wprowadzić procedurę pilnowania terminów i wnioskować o kolejny certyfikat przed utratą ważności poprzedniego.
Są też limity. Spółka lub inny podmiot z NIP, który nie jest osobą fizyczną, może mieć do 100 certyfikatów opartych na kwalifikowanej pieczęci, plus kolejne 100 przygotowanych na czas po wygaśnięciu obecnych. O następny certyfikat można wnioskować z miesięcznym wyprzedzeniem, przed końcem ważności najstarszego aktywnego.
Dwa rodzaje certyfikatów, które nie zastępują się nawzajem
Podręcznik rozróżnia certyfikat typu 1 (do uwierzytelnienia w systemie) i typu 2 (do wystawiania faktur w trybie offline, czyli do oznaczania ich kodem QR). Oba generuje się osobno i nie da się wyrobić jednego certyfikatu na dwa zastosowania. Certyfikatem nie zalogujesz się też do bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, tylko do narzędzi komercyjnych zintegrowanych z interfejsem KSeF 2.0. Szczegóły generowania opisaliśmy wcześniej w tekście o certyfikacie KSeF dla firmy i trybie offline.
Ostrzeżenie: podręcznik MF to dokument pomocniczy, a nie źródło prawa. Jeśli jego treść różni się od rozporządzenia, wiążące jest rozporządzenie. Zawsze sprawdzaj datę wersji podręcznika, który czytasz. Bezprawnik pisze, że w nowszej wersji podręcznika resort przestał podawać datę końca tokenów, ale tekst rozporządzenia z grudnia 2025 roku wciąż obowiązywał bez zmian (Bezprawnik).
3. Co zakłada projekt rozporządzenia z 27 października 2026 roku
Bezprawnik informuje, że dokument trafił do Rządowego Procesu Legislacyjnego 27 października, a w planie prac resortu ma numer 138/2026. W tym samym dniu rozpoczęło się jego uzgadnianie, opiniowanie i konsultowanie z zainteresowanymi. Portal podatki.biz przytacza uzasadnienie projektodawcy: zmiany mają odpowiadać oczekiwaniom rynku po analizie dotychczasowych rozwiązań, w tym uwierzytelniania tokenami i certyfikatem KSeF.
Wszystko poniżej to treść projektu. Może się zmienić przed podpisaniem i publikacją w Dzienniku Ustaw.
1. Tokeny zostają, ale z datą ważności
Projekt zakłada utrzymanie uwierzytelniania tokenem, z nowymi zasadami dla tokenów wytwarzanych od 1 stycznia 2027 roku i okresem przejściowym dla tych sprzed tej daty. Fakturownia, opisując projekt, podaje konkretne liczby:
- token wygenerowany przed 1 stycznia 2027 roku zadziała najpóźniej do 30 listopada 2027 roku,
- token wygenerowany od 1 stycznia 2027 roku będzie ważny najwyżej 365 dni,
- zapis o dłuższej ważności starych tokenów miałby zacząć działać już 31 grudnia 2026 roku, a resztę zmian przewidziano na 1 stycznia 2027 roku.
Te same daty podaje serwis Norman Finance, więc nie wygląda to na pojedynczy błąd. Mimo to traktujemy je jako zapis projektu, nie jako fakt. Fakturownia zastrzega wprost, że token tak długo zadziała tylko wtedy, gdy rozporządzenie wejdzie w życie w obecnym kształcie.
Co to oznacza w praktyce? Token przestaje być czymś, co wygenerujesz raz i zapomnisz. Będzie wymagał odnawiania co najwyżej raz na rok, więc trzeba go dopisać do kalendarza firmowych obowiązków obok przeglądu licencji i domeny.
2. Certyfikat dla jednego NIP
Druga zmiana dotyczy certyfikatów. Fakturownia i Bezprawnik (ten drugi powołuje się na Prawo.pl) opisują, że certyfikat będzie można zawęzić do jednego NIP albo jednego oddziału. Dziś jeden certyfikat działa we wszystkich firmach, do których jego właściciel ma uprawnienia, co podręcznik MF opisuje jako zaletę elastyczności.
Wyobraźmy sobie biuro rachunkowe, które obsługuje wiele firm i trzyma jeden certyfikat „do wszystkiego”. Rozwiązanie z projektu pozwala trzymać osobny certyfikat dla każdego klienta. To przykład hipotetyczny. Bezprawnik ocenia, że zmiana jest gestem wobec biur rachunkowych i grup spółek, które nie chcą polegać na jednym kluczu otwierającym wszystko.
Ważne zastrzeżenie: certyfikat nadal nie zastępuje uprawnień. Bez zgody klienta, wyrażonej nadaniem uprawnień, biuro w jego imieniu w KSeF nie wykona żadnej czynności. Projekt przewiduje też osobny certyfikat dla firm wystawiających faktury w zamówieniach publicznych przez sieć Peppol, czyli kanał, przez który wystawia się faktury w zamówieniach publicznych. Będzie służył wyłącznie do faktur z tej platformy.
3. Nowe uprawnienie do identyfikatorów zbiorczych
Trzecia zmiana wygląda na techniczną, ale dotyka najszerszego kręgu firm. Identyfikator zbiorczy to kod z systemu, który wpisujesz w tytule przelewu zamiast kilku osobnych numerów KSeF, gdy jednym przelewem regulujesz kilka faktur. Projekt tworzy osobne uprawnienie do jego obsługi. Fakturownia pisze, że osoby z uprawnieniem do wystawiania lub przeglądania faktur dostaną je z automatu. Da się je też przydzielić samodzielnie, na przykład pracownikowi, który tylko szykuje przelewy.
4. Numer KSeF w tytule przelewu — zmiana, która nie czeka na rozporządzenie
Ta zmiana wynika z ustawy, a nie z projektu rozporządzenia. Fakturownia i Bezprawnik zgodnie wskazują, że od 1 stycznia 2027 roku zmienia się art. 108g ustawy o VAT. Firma będąca czynnym podatnikiem VAT, która płaci kontrahentowi o tym samym statusie za fakturę ustrukturyzowaną, wpisze w tytule przelewu numer KSeF tej faktury. Gdy reguluje kilka faktur naraz, używa identyfikatora zbiorczego wygenerowanego w systemie.
Dlaczego to ważne? Konfigurację logowania robi się jednorazowo, a numer KSeF trzeba podać przy każdej płatności. Autor Bezprawnika zwraca uwagę, że w małej firmie przelew często zleca właściciel z telefonu, patrząc na PDF z poczty, który nie zawsze pokazuje numer z systemu. Gdy bank ani program księgowy nie podpowiadają numeru, trzeba przepisywać długi ciąg znaków ręcznie. To opinia autora, ale logika jest prosta: im więcej faktur, tym więcej okazji do pomyłki.
Równolegle, jak podają Fakturownia i portal Trans.info, z końcem 2026 roku kończy się rozwiązanie przejściowe dla firm, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto. Od 1 stycznia 2027 roku one również będą wystawiać faktury w KSeF.
5. Kary: co jest zapowiedzią, a co prawem
Trans.info i PIT.pl opisują komunikat Ministerstwa Finansów o wydłużeniu okresu bez sankcji za błędy w stosowaniu KSeF do 31 grudnia 2027 roku. To ważna wiadomość, ale łatwo ją przeczytać zbyt optymistycznie, więc rozdzielamy trzy rzeczy.
- Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie jest przesunięty. Źródła podkreślają, że MF nie zapowiedziało kolejnego odroczenia samego obowiązku. Zmienić ma się termin stosowania sankcji.
- Odroczenie kar nie jest jeszcze prawem. Trans.info cytuje informację resortu, że rozwiązanie wymaga zmiany ustawy, a prace nad projektem dopiero się zaczynają. Do czasu wejścia w życie nowelizacji komunikat to zapowiedź kierunku, nie podstawa prawna.
- Brak kar nie oznacza braku reakcji urzędu. Według Trans.info Krajowa Administracja Skarbowa ma w 2027 roku przede wszystkim wspierać i informować, ale ma też reagować na wystawianie faktur poza systemem (poza wyjątkami z przepisów) i sprawdzać, czy niestosowanie KSeF nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania VAT.
Szerzej o samym mechanizmie odroczenia piszemy w tekście o sankcjach KSeF i ich odroczeniu.
6. Lista kontrolna na listopad i grudzień
Poniżej kroki, które mają sens niezależnie od tego, w jakim kształcie rozporządzenie zostanie ostatecznie opublikowane. Sformułowaliśmy je na podstawie zaleceń z omawianych źródeł i logiki zmian.
1. Sprawdź, czym Twój program łączy się z KSeF
Zapytaj dostawcę programu do faktur, czy korzysta z tokenu, czy z certyfikatu. Fakturownia zastrzega, że jej integracja z KSeF działa na certyfikatach, więc zmiany w tokenach jej nie dotyczą. Inni dostawcy mogą działać inaczej, dlatego odpowiedź trzeba uzyskać od własnego.
2. Przygotuj dwa scenariusze
- Scenariusz A: rozporządzenie zostaje opublikowane przed końcem roku w kształcie z projektu. Token działa dalej, według projektu najpóźniej do 30 listopada 2027 roku (jeśli wygenerowano go przed 2027), a nowe tokeny trzeba odnawiać co najwyżej co 365 dni.
- Scenariusz B: rozporządzenie nie zostaje ogłoszone na czas. Wtedy, jak ostrzega Fakturownia, od 1 stycznia 2027 roku połączenie tokenem przestaje być dopuszczone i potrzebny jest certyfikat KSeF.
Nie zakładamy żadnego z nich. Plan B ma być gotowy, zanim kalendarz zmusi do działania.
3. Policz, kto robi przelewy
Ustal, kto w firmie płaci faktury i czy ma do nich numer KSeF pod ręką. Jeśli przelewy robi osoba bez dostępu do KSeF, rozważ uprawnienie do identyfikatorów zbiorczych (gdy projekt wejdzie w życie), zamiast dawania jej pełnych uprawnień do faktur.
4. Zapisz terminy w jednym miejscu
Certyfikat KSeF ma ważność do dwóch lat, token według projektu najwyżej rok. Daty wygaśnięcia warto mieć w kalendarzu z przypomnieniem z zapasem, a nie w pamięci jednej osoby.
5. Uwagi do projektu możesz zgłosić
Fakturownia podaje adres, na który można przesyłać uwagi do zmian w e-fakturowaniu: [email protected]. Jeśli Twoja firma ma konkretny problem z rozwiązaniem z projektu, to jest droga, żeby go zgłosić.
Podsumowanie
- Obowiązujące przepisy dopuszczają token tylko do 31 grudnia 2026 roku, a projekt z 27 października 2026 roku ma to zmienić.
- Według projektu token sprzed 2027 roku zadziała najdłużej do 30 listopada 2027 roku, a nowy token będzie ważny najwyżej 365 dni.
- Certyfikat KSeF można będzie ograniczyć do jednego NIP lub oddziału, co ma pomóc głównie biurom rachunkowym. Uprawnienia nadal nadaje klient.
- Nowe uprawnienie do identyfikatorów zbiorczych ma ułatwić pracę osobie, która tylko przygotowuje przelewy.
- Numer KSeF w tytule przelewu od 1 stycznia 2027 roku wynika z ustawy i nie czeka na rozporządzenie.
- Odroczenie kar do końca 2027 roku to na dziś zapowiedź wymagająca zmiany ustawy, a obowiązek e-fakturowania zostaje.
- Wszystko, co dotyczy tokenów i certyfikatów od 2027 roku, to na dziś projekt. Zanim zmienisz konfigurację, sprawdź, czy rozporządzenie zostało opublikowane.
Wskazówka: najtańszy ruch w listopadzie to jedno pytanie do dostawcy programu do faktur: „czym łączymy się z KSeF i co się stanie 1 stycznia?“. Jeśli chcesz przejść przez to razem z kimś, kto zna codzienną pracę z KSeF w małej firmie, chętnie pomożemy w dziale księgowości.