Ulga na złe długi VAT 2026 — jak odzyskać podatek, gdy klient nie płaci

Wystawiasz fakturę, doliczasz VAT, odprowdzasz go do urzędu skarbowego. Miesiąc mija, dwa — klient milczy. Trzy — i dalej cisza. VAT już odprowdony, ale pieniędzy nie ma. Jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych, podobny problem dotyczy podatku dochodowego — przychód wykazałeś, zaliczkę zapłaciłeś, a faktyczny przelew nie wpłynął.

Skala problemu w Polsce jest olbrzymia: według danych rejestru dłużników BIG InfoMonitor ze stycznia 2026 roku zaległe zadłużenie B2B polskich firm wynosi 46,6 mld zł i dotyczy ponad 307 tys. przedsiębiorstw. Raport Coface wskazuje, że w 2025 roku aż 64% firm doświadczyło opóźnień w płatnościach od kontrahentów. Średni termin płatności faktur B2B w Polsce wynosi formalnie 43 dni, ale faktycznie pieniądze spływają po 64 dniach — 21-dniowa luka uderzana właśnie w płynność MŚP (dane Intrum European Payment Report 2026).

Prawo daje Ci narzędzie zwrotne: ulgę na złe długi. Działa zarówno w VAT (art. 89a ustawy o VAT), jak i w podatku dochodowym (art. 26i ustawy o PIT, art. 18f ustawy o CIT). Poniżej wyjaśniamy, jak z niej skorzystać w 2026 roku — krok po kroku, bez żargonu.

Problem, który możesz rozwiązać: podatek od faktury, której nikt nie zapłacił

Zasada memoriałowa jest prosta: wystawiłeś fakturę — powstał przychód i obowiązek podatkowy. W VAT: jesteś winny fiskusowi podatek należny za miesiąc dostawy. W PIT: powinieneś wykazać przychód w roku, w którym wystawiłeś dokument.

Problem pojawia się, gdy kontrahentem zawodzi. Nie wycofuje się z transakcji, nie wystawia noty korygującej — po prostu nie płaci. Ty odprowdasz podatek ze środków własnych lub zaciągasz kredyt obrotowy, żeby zachować płynność.

Ulga na złe długi to mechanizm, który mówi: skoro wierzytelność jest nieściągalna, możesz skorygować podatek i odzyskać nadpłatę. To nie jest umorzenie — gdy klient w końcu zapłaci, oddasz korektę. Ale przez ten czas nie finansujesz z własnej kieszeni cudzej niewypłacalności.

Jak działa ulga w VAT — art. 89a ustawy o VAT

Podstawa prawna to art. 89a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Mechanizm jest prosty:

Nieściągalność wierzytelności ustawa uznaje za uprawdopodobnioną z mocy prawa — bez żadnych dodatkowych czynności z Twojej strony — gdy należność nie wpłynęła na konto i nie zbyłeś jej w żadnej formie przez 90 dni liczonych od terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie (art. 89a ust. 1a).

Innymi słowy: termin płatności na fakturze był 30 maja 2026 r. → 90. dzień mija 28 sierpnia 2026 r. → od rozliczenia za sierpień 2026 możesz złożyć korektę i odzyskać VAT. Nie musisz czekać na wyrok sądu, wezwanie do zapłaty ani ugodę.

Korekta dotyczy zarówno całej kwoty wierzytelności, jak i jej części — jeśli dłużnik uregulował tylko połowę, korygujesz wyłącznie pozostałą część.

Przykład liczbowy

Wystawiłeś fakturę 15 marca 2026 r. na 12 300 zł brutto (10 000 zł netto + 2 300 zł VAT 23%), z terminem płatności 14 dni (płatność do 29 marca 2026 r.). Klient nie zapłacił.

• 90. dzień od terminu płatności: 29 marca + 90 dni = 27 czerwca 2026 r.
• Pierwsze okno korekty: rozliczenie JPK_V7M za czerwiec 2026 r. (składane do 25 lipca 2026 r.)
• Kwota do korekty: 2 300 zł VAT (całość, jeśli brak jakiejkolwiek częściowej zapłaty)
• Roczny limit: okno korekty otwarte do 31 grudnia 2029 r. (3 lata od końca 2026 r.)

Gdyby dłużnik uregulował 6 150 zł (połowę) przed złożeniem deklaracji — korygujesz tylko VAT od nieopłaconej części, czyli 1 150 zł.

Warunki ulgi VAT — co musi być spełnione po stronie wierzyciela

Ustawodawca wymaga od wierzyciela (Ciebie — firmy, która wystawiła fakturę) spełnienia jednego kluczowego warunku:

Na dzień poprzedzający dzień złożenia deklaracji, w której dokonujesz korekty — musisz być zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym (art. 89a ust. 2 pkt 3 lit. a).

To jedyny warunek, który pozostał po zmianach wynikających z wyroków Trybunału Sprawiedliwości UE. Kolejne warunki zostały uchylone:

• Dłużnik musiał być czynnym podatnikiem VAT — uchylone po wyroku TSUE C-335/19 z 15 października 2020 r. Dłużnik może być w upadłości, likwidacji, na ryczałcie — to nie blokuje Twojej korekty.
• Wierzytelność nie mogła dotyczyć czynności zwolnionych z VAT — uchylone.
• Wymagane było powiadomienie dłużnika o korekcie — uchylone.

Pozostaje jeden limit czasowy: od daty wystawienia faktury nie mogą minąć 3 lata, licząc od końca roku, w którym ją wystawiłeś (art. 89a ust. 2 pkt 5). Faktura z listopada 2023 r. — okno korekty zamyka się 31 grudnia 2026 r.

Ostrzeżenie: Ulga w VAT dotyczy wyłącznie transakcji na terenie Polski (dostawa towarów lub świadczenie usług krajowych). Wierzytelności w obrocie wewnątrzunijnym lub eksportowym rozliczasz inaczej.

Szczególny przypadek — sprzedaż dla konsumentów

Standardowo ulga dotyczy transakcji B2B. Przy sprzedaży konsumentom (osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej) korekta jest możliwa, ale warunkowana surowiej (art. 89a ust. 2a):

1. Uzyskałeś prawomocny wyrok sądu i sprawa trafiła do komornika (postępowanie egzekucyjne), lub
2. Wierzytelność wpisana do rejestru długów prowadzonego na poziomie krajowym (np. KRD, BIG InfoMonitor, ERIF), lub
3. Wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką.

Dla typowego MŚP działającego B2B ten przepis ma mniejsze znaczenie, ale warto go znać — szczególnie gdy prowadzisz sklep internetowy z klientami indywidualnymi i borykasz się z powrotami i odmowami płatności po dostawie towaru.

Co musi zrobić dłużnik — obowiązek z art. 89b

Mechanizm działa symetrycznie. Twój niepłacący klient — dłużnik — ma ustawowy obowiązek dokonania korekty odliczonego podatku naliczonego (art. 89b ust. 1 ustawy o VAT).

Procedura jest automatyczna: jeśli dłużnik nie uregulował należności w ciągu 90 dni od terminu płatności, w rozliczeniu za ten właśnie okres musi zmniejszyć swój odliczony VAT. Nie trzeba go o tym powiadamiać — ustawa nakłada obowiązek bezpośrednio.

Jeśli tego nie zrobi — urząd skarbowy może to wypunktować przy kontroli, zwłaszcza gdy Ty złożysz korektę. Pliki JPK zawierają identyfikator faktury, więc fiskus może sprawdzić, czy obie strony dokonały spójnych korekt.

Gdy dłużnik w końcu zapłaci, sytuacja wraca do normy:

• Wierzyciel (Ty) zwiększa podstawę opodatkowania i podatek należny w rozliczeniu za okres zapłaty.
• Dłużnik odzyskuje prawo do zwiększenia podatku naliczonego o kwotę, którą wcześniej odwrócił.

Jak technicznie rozliczyć ulgę w JPK_V7

Korekta nie wymaga wystawiania faktury korygującej — ma charakter wyłącznie ewidencyjny i pojawia się w pliku JPK_V7M (miesięczny) lub JPK_V7K (kwartalny).

Kroki dla wierzyciela:

1. Zidentyfikuj fakturę — upewnij się, że upłynęło 90 dni od terminu płatności i że nie sprzedałeś wierzytelności.
2. W pliku JPK_V7 za odpowiedni miesiąc (ten, w którym upłynął 90. dzień) wpisz korektę z minusem — zmniejszasz podstawę opodatkowania i podatek należny.
3. Zaznacz pole KorektaPodstawyOpodt jako „1” — to flaga identyfikująca korektę ulgi na złe długi.
4. Podaj numer faktury — w 2026 roku, gdy faktura była wystawiona w KSeF, w ewidencji pojawia się pole NrKSeF. Wpisz tam unikalny identyfikator faktury z systemu.

Jeśli o korrektę nie złożyłeś w miesiącu, gdy minął 90. dzień, możesz złożyć korektę wstecznie — do 3 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę (limit z art. 89a ust. 2 pkt 5).

Ostrzeżenie: JPK_V7 jest analizowany automatycznie. Jeśli złożysz korektę z art. 89a, a dłużnik nie dokona odpowiedniej korekty z art. 89b, system może wygenerować zapytanie kontrolne po obu stronach transakcji. To nie jest problem dla rzetelnej firmy — ale warto mieć dokumentację (faktura, umowa, korespondencja z dłużnikiem).

Ulga na złe długi w PIT i CIT — jak działa w podatku dochodowym

Mechanizm podatkowy w dochodówce oparty jest na art. 26i ustawy o PIT (dla JDG, spółek cywilnych, jawnych) i art. 18f ustawy o CIT (dla spółek z o.o., S.A., P.S.A. i innych podmiotów CIT).

Reguła 90 dni jest taka sama: jeśli faktura B2B nie została opłacona w ciągu 90 dni od terminu płatności, wierzyciel może zmniejszyć podstawę obliczenia podatku (lub zwiększyć stratę) o kwotę wierzytelności. Dłużnik ma symetryczny obowiązek zwiększenia swojej podstawy.

Poniższa tabela pokazuje kluczowe różnice między ulgą VAT a ulgą w podatku dochodowym:

Jednak PIT/CIT różni się od VAT w kilku ważnych kwestiach:

1. Termin korekty. Ulga VAT rozliczana jest miesięcznie (w JPK_V7 za miesiąc, gdy minął 90. dzień). Ulga PIT/CIT rozliczana jest rocznie — w zeznaniu podatkowym za rok, w którym upłynęły 90 dni. Jeśli termin płatności był 1 marca 2026 r. i klient nie zapłacił, 90. dzień mija 30 maja 2026 r. — korygujesz to w zeznaniu PIT-36/PIT-36L/CIT-8 za rok 2026, składanym do końca April 2027 r.

2. Horyzont czasowy. W VAT: 3 lata od końca roku wystawienia faktury. W PIT/CIT: 2 lata od końca roku wystawienia faktury. To krótszy limit — pilnuj terminów.

3. Status dłużnika. Tu PIT/CIT jest bardziej restrykcyjny niż VAT (po wyrokach TSUE). W podatku dochodowym ulga odpada, jeśli Twój dłużnik jest objęty upadłością, restrukturyzacją lub w trakcie likwidacji — to sprawdza się na ostatni dzień miesiąca przed złożeniem zeznania rocznego. Jeśli dłużnik zbankrutował w grudniu 2026 r. i składasz CIT-8 za 2026 r. w marcu 2027 r. — z korekty CIT nie skorzystasz. Jeśli dłużnik ogłosił upadłość — z ulgi podatkowej nie skorzystasz (tylko z wierzytelności w postępowaniu upadłościowym).

Jeśli prowadzisz JDG i wybrałeś kasowy PIT (art. 14 ust. 1j ustawy o PIT, omówiony szczegółowo w naszym poście o kasowym PIT dla JDG), ulga na złe długi Cię nie dotyczy — przychód powstaję dopiero przy zapłacie, więc nie ma co korygować.

KSeF a ulga na złe długi — numer faktury w ewidencji

Od 1 lutego 2026 roku duże firmy, a od 1 kwietnia 2026 roku wszyscy czynni podatnicy VAT wystawiają faktury przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Każda faktura otrzymuje unikalny numer KSeF — identyfikator w formacie np. 1234567890-20260420-ABCDEF1234.

Mechanizm ulgi na złe długi nie zmienił się po wdrożeniu KSeF — nadal korekta ma charakter wyłącznie ewidencyjny i nie wymaga faktury korygującej. Jedyna praktyczna zmiana: w pliku JPK_V7 wierzyciel i dłużnik identyfikują fakturę pierwotną przez jej numer KSeF wpisany w odpowiednie pole ewidencji.

Jeśli faktura została wystawiona przed wdrożeniem KSeF (np. w 2025 r.) — korektujesz po staremu, z numerem faktury z dokumentu papierowego lub elektronicznego.

Kiedy ulga nie wystarczy — alternatywy dla MŚP

Ulga na złe długi to narzędzie podatkowe, a nie instrument windykacyjny. Odzysk VAT i zmniejszenie podatku dochodowego pomaga zachować płynność, ale pieniędzy od nierzetelnego kontrahenta Ci nie wyegzekwuje.

Poza ulgą podatkową warto znać narzędzia, które działają równolegle lub zamiast niej:

Gdy klient systemowo zwleka z płatnościami, warto rozważyć:

Faktoring — cesja wierzytelności do firmy faktoringowej. Faktor wypłaca Ci 80–95% wartości faktury niemal natychmiast po jej wystawieniu. Kosztem jest prowizja (zwykle 1–3% wartości faktury) plus marża WIBOR. Szczegóły kosztów i rodzajów faktoringu omówiliśmy w osobnym poście: Faktoring dla MŚP 2026 — kiedy się opłaca, ile kosztuje.

Windykacja polubowna — wezwanie do zapłaty z naliczonymi ustawowymi odsetkami za opóźnienie w transakcjach handlowych (art. 7 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Stopa odsetek to suma stopy referencyjnej NBP oraz 10 punktów procentowych — aktualna stawka dostępna na stronie nbp.pl. Narastające odsetki skutecznie motywują dłużnika do zapłaty, bo z każdym miesiącem jego zobowiązanie rośnie.

Postępowanie upominawcze (nakaz zapłaty) — szybka droga sądowa, szczególnie przy bezspornych wierzytelnościach. Po uzyskaniu tytułu wykonawczego wchodzi komornik. Równolegle możesz korzystać z ulgi podatkowej — obie ścieżki się nie wykluczają.

Najczęstsze błędy przy korzystaniu z ulgi

Przez lata obsługujemy firmy, które zgłaszają się po pomoc z przeterminowanymi należnościami. Typowe pułapki, w które wpadają MŚP:

1. Przekroczenie 3-letniego okna w VAT

Wielu właścicieli firm odkrywa ulgę dopiero przy kontroli skarbowej lub gdy buchalter przegląda stare faktury. Faktura z 2022 r. — już po terminie korekty. Rozwiązanie: regularny przegląd należności przeterminowanych o więcej niż 60 dni (marż bezpieczeństwa przed 90-dniowym progiem).

2. Korekta VAT bez zachowania statusu czynnego podatnika

Jeśli na dzień przed złożeniem deklaracji z korektą jesteś wykreślony z rejestru VAT czynnych — tracisz prawo do ulgi za ten okres. Zwróć uwagę szczególnie w sytuacjach przejścia na zwolnienie podmiotowe (limit wzrósł do 240 tys. zł od 2026 r.) lub przy zmianie formy opodatkowania — jeśli planujesz rezygnację z VAT, najpierw skorzystaj z wszystkich przysługujących Ci korekt.

3. Zbywanie wierzytelności bez cofnięcia korekty

Sprzedałeś wierzytelność firmie windykacyjnej? Świetnie — ale pamiętaj, że art. 89a ust. 4 nakazuje wówczas zwiększenie podstawy opodatkowania i podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc zbycia. Nie dotyczy to tylko zapłaty przez dłużnika — zbycie wierzytelności w jakiejkolwiek formie (cesja, faktoring, sprzedaż) kończy ulgę.

4. Nieuwzględnienie ulgi w PIT — roczna pułapka

Część przedsiębiorców pamięta o korekcie VAT w JPK_V7, ale zapomina, że w rocznym PIT-36 też należy uwzględnić ulgę na złe długi. Obie korekty działają niezależnie — brak korekty w PIT to przepłacony podatek dochodowy.

5. Brak dokumentacji

Choć urząd skarbowy nie wymaga załączania dokumentów do JPK_V7, przy ewentualnej kontroli musisz udowodnić, że wierzytelność faktycznie nie została uregulowana. Zachowaj: fakturę, umowę lub zamówienie, korespondencję z dłużnikiem (e-maile, wezwania do zapłaty), wyciągi bankowe potwierdzające brak wpływu.

Podsumowanie

Ulga na złe długi to jedno z niewielu narzędzi, które realnie chronią płynność finansową MŚP w starciu z nierzetelnym kontrahentem.

• W VAT: po 90 dniach od terminu płatności możesz skorygować podatek należny w JPK_V7. Wystarczy, że Ty jesteś czynnym podatnikiem VAT — status dłużnika nie ma już znaczenia.
• W PIT/CIT: to samo 90-dniowe okno, ale korektujesz w rocznym zeznaniu podatkowym i masz 2 lata (nie 3) na działanie.
• KSeF nie zmienia mechanizmu — jedyna nowość to pole NrKSeF w ewidencji JPK.
• Dłużnik ma symetryczny obowiązek z art. 89b — o tym często nie wie i narażasię na problemy przy kontroli.

Wskazówka: ulga na złe długi to nie recepta na zły dobór kontrahentów — to korekta skutków, nie przyczyn. Przed podpisaniem umowy z nowym klientem sprawdź go w BIG InfoMonitor, KRD lub CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych). Zanim wystawisz dużą fakturę z odroczonym terminem płatności, zrób rachunek sumienia: czy możesz sobie pozwolić na 90 dni oczekiwania? Jeśli nie — rozważ zaliczkę lub faktoring od samego początku.

Jeśli chcesz omówić, jak zautomatyzować monitoring przeterminowanych faktur lub jak dobrać właściwe narzędzie finansowania należności do Twojej firmy — napisz do nas.