1 lipca 2026 roku w polskich firmach zmienił się sposób przekazywania dokumentów zasiłkowych. Na mocy nowelizacji ustawy chorobowej z 13 lutego 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 441) elektroniczne wnioski i skany mają teraz taką samą moc prawną co papier. Pracownik może wysłać dokumenty mailem lub przez eZUS bez fizycznej wizyty w urzędzie. Problem w tym, że większość właścicieli małych firm jeszcze o tej zmianie nie wie — albo wie, ale nie wie, czy dotyczy akurat ich.
Przy okazji tej zmiany warto zrobić krok wstecz i zadać sobie prostsze pytania: czy wiesz, kto faktycznie płaci za chorego pracownika? Ty czy ZUS? Na ile dni? Ile to kosztuje z budżetu firmy? I co się dzieje, gdy to Ty jako przedsiębiorca zachorujesz?
Poniżej rozkładamy system zasiłkowy na czynniki pierwsze — bez zbędnego żargonu, z konkretnymi liczbami i sygnaturami przepisów.
Dwa systemy: kiedy pracodawca płaci, kiedy ZUS
Choroba pracownika w polskim prawie nie jest prosta: koszty ponosi albo pracodawca, albo ZUS, zależy od dwóch zmiennych — od tego, jak długo pracownik choruje, oraz od rozmiaru Twojej firmy.
Pierwsze tygodnie: wynagrodzenie chorobowe z Twojego budżetu
Zanim w ogóle pojawi się zasiłek z ZUS, istnieje wynagrodzenie chorobowe — zobowiązanie bezpośrednio Twoje jako pracodawcy, regulowane przez art. 92 § 1 Kodeksu pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.).
Przez pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym płacisz pracownikowi wynagrodzenie w wysokości 80% podstawy. Wyjątek: jeśli niezdolność do pracy przypada w ciąży lub wynika z wypadku w drodze do pracy bądź z pracy — wtedy 100%.
Uwaga na jeden szczegół, który często umyka: dla pracowników, którzy ukończyli 50 lat, ten okres wynosi zaledwie 14 dni w roku. Od 15. dnia wchodzi zasiłek z ZUS.
Wynagrodzenie chorobowe nie jest zasiłkiem — to odrębna instytucja. Nie finansuje go ZUS, nie ma wniosków ani zaświadczeń — to zwykłe wynagrodzenie, tyle że obniżone. Pracodawca ma obowiązek wypłacić je razem z pensją za dany miesiąc.
Od 34. dnia: zasiłek — ale kto go wypłaca?
Tutaj pojawia się kluczowy próg: 20 ubezpieczonych pracowników, liczony według stanu na 30 listopada roku poprzedniego.
| Stan na 30 listopada | Płatnik zasiłku |
|---|---|
| Do 20 ubezpieczonych | ZUS — ustala prawo i wypłaca bezpośrednio pracownikowi |
| Powyżej 20 ubezpieczonych | Pracodawca — ustala prawo, oblicza i wypłaca; ZUS zwraca kwotę w ramach rozliczenia składek |
Ta liczba jest ustalana raz na rok i obowiązuje przez cały rok kalendarzowy. Jeśli 30 listopada 2025 roku miałeś 22 ubezpieczonych, ale w lutym 2026 zmniejszyłeś zatrudnienie do 15 osób — przez cały 2026 rok jesteś w grupie pracodawców wypłacających zasiłki samodzielnie.
Podstawa prawna: art. 61 ust. 1 ustawy chorobowej (t.j. Dz.U. 2023/2780 z późn. zm.).
Ile wynosi zasiłek chorobowy i jak obliczyć podstawę
Standardowa stawka: 80%
Zasiłek chorobowy wynosi 80% podstawy wymiaru — zarówno w normalnym trybie pracy, jak i za czas pobytu w szpitalu (art. 11 ust. 1 ustawy chorobowej).
Stawka wzrasta do 100% w trzech przypadkach (art. 11 ust. 2):
- Niezdolność do pracy przypada w czasie ciąży (kod B na zwolnieniu lekarskim).
- Niezdolność powstała wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy.
- Niezdolność wynika z poddania się badaniom dla kandydatów na dawców komórek, tkanek lub narządów, albo z zabiegu pobrania.
Jak obliczyć podstawę wymiaru?
Podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc zachorowania (art. 36 ustawy chorobowej). Jeśli pracownik jest zatrudniony krócej — bierzemy pełne miesiące faktycznego zatrudnienia.
Od tej kwoty odejmujemy 13,71% — tyle wynoszą w 2026 roku składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego (emerytalna: 9,76%, rentowa: 1,5%, chorobowa: 2,45%).
Orientacyjny przykład: pracownik z wynagrodzeniem brutto 6500 zł miesięcznie. Podstawa = 6500 × (1 − 0,1371) ≈ 5609 zł. Zasiłek chorobowy = 5609 × 80% ≈ 4487 zł miesięcznie. To jest kwota, którą — zależnie od progu — wypłaca ZUS lub pracodawca.
Minimalna podstawa wymiaru nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę (4806 zł brutto w 2026 roku) pomniejszone o 13,71%.
Jak długo przysługuje zasiłek?
Okres zasiłkowy wynosi (art. 8 i 9 ustawy chorobowej):
- Maksymalnie 182 dni — standardowo.
- Do 270 dni — gdy niezdolność spowodowana jest gruźlicą (kod D) lub przypada w ciąży (kod B).
- Maksymalnie 91 dni — po ustaniu ubezpieczenia (np. po rozwiązaniu umowy o pracę).
Po wyczerpaniu 182 dni pracownik może wystąpić do ZUS o świadczenie rehabilitacyjne — jeśli dalsze leczenie rokuje powrót do zdolności do pracy, ZUS może je przyznać na czas do 12 miesięcy.
Kody na zwolnieniu lekarskim — co oznaczają dla zasiłku
Elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA) zawiera kod literowy, który wpływa zarówno na wysokość, jak i długość świadczenia. Jako pracodawca lub obsługa kadrowa powinieneś wiedzieć, co te kody znaczą:
- Kod A — niezdolność do pracy z powodu tej samej choroby, która wystąpiła nie wcześniej niż 60 dni temu. Obie niezdolności sumują się do jednego okresu zasiłkowego (nie zaczynają go od nowa).
- Kod B — niezdolność w czasie ciąży. Zasiłek 100% podstawy, okres zasiłkowy do 270 dni.
- Kod C — niezdolność spowodowana nadużyciem alkoholu. Zasiłek nie należy się pracownikowi za 5 pierwszych dni takiego zwolnienia.
- Kod D — niezdolność wywołana gruźlicą. Okres zasiłkowy do 270 dni.
Co zmieniło się od 1 lipca 2026 roku — elektroniczna dokumentacja zasiłkowa
Najważniejsza zmiana w systemie zasiłkowym w 2026 roku weszła właśnie 1 lipca — nowelizacja (Dz.U. 2026/441) zrównuje dokumenty elektroniczne z papierowymi.
Co konkretnie się zmieniło?
Dotychczas obowiązywały niejasności w kwestii dopuszczalności składania wniosków zasiłkowych elektronicznie. Nowe przepisy regulują to wprost i zrównują dokumenty elektroniczne z papierowymi.
Jeśli zasiłek wypłaca pracodawca (>20 ubezpieczonych):
Pracownik może teraz złożyć wniosek o zasiłek chorobowy lub opiekuńczy:
- papierowo — jak dotychczas, z własnoręcznym podpisem,
- elektronicznie — przez wewnętrzny system HR, pocztą elektroniczną (e-mail) lub jako skan dokumentu.
Skan ma taką samą moc prawną co papierowy oryginał.
Jeśli zasiłek wypłaca ZUS (do 20 ubezpieczonych):
Wniosek składa się bezpośrednio do ZUS:
- papierowo — jak dotychczas,
- przez portal eZUS (rozwinięcie platformy PUE ZUS) — wniosek musi być opatrzony podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym, podpisem osobistym lub podpisem udostępnionym przez ZUS,
- na adres e-Doręczeń pracodawcy lub ubezpieczonego.
Uwaga dla pracodawców: Jeśli pracownik skieruje do Ciebie wniosek, który dotyczy świadczenia wypłacanego przez ZUS (bo Twoja firma jest poniżej progu 20 osób), masz 7 dni na przekazanie dokumentów do właściwego oddziału ZUS — w formie papierowej lub elektronicznie przez eZUS.
Co to oznacza w praktyce?
Jeśli Twoja firma zatrudnia do 20 osób i to ZUS bezpośrednio wypłaca zasiłki — od Ciebie nic specjalnego się nie wymaga. Zmiana ułatwia głównie pracownikom składanie wniosków, bo nie muszą już osobiście chodzić do urzędu.
Jeśli zatrudniasz powyżej 20 osób i sam rozliczasz zasiłki — sprawdź dwie rzeczy: (1) czy Twój system kadrowy umie przyjmować wnioski w formie elektronicznej i archiwizować je na potrzeby ewentualnej kontroli ZUS, (2) czy masz procedurę na sytuację, gdy pracownik prześle Ci wniosek e-mailem spoza systemu HR.
Zasiłek chorobowy dla JDG — osobny reżim
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, ubezpieczenie chorobowe nie jest dla Ciebie obowiązkowe. Możesz do niego przystąpić dobrowolnie na podstawie art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 497 z późn. zm.).
Co musisz zrobić:
- Zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego — złożyć formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia.
- Opłacać składki regularnie i w pełnej wysokości — spóźnienie nawet o jeden dzień może skutkować wyrejestrowaniem z ubezpieczenia chorobowego przez ZUS.
- Odczekać 90 dni od objęcia ubezpieczeniem, by nabyć prawo do zasiłku (art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy chorobowej). Jeśli bezpośrednio przed rejestracją JDG byłeś zatrudniony na umowę o pracę, poprzedni okres ubezpieczenia wlicza się — pod warunkiem, że między etatem a działalnością nie było przerwy dłuższej niż 30 dni.
Ile wynosi zasiłek dla JDG?
Standardowo 80% podstawy wymiaru — identycznie jak dla pracownika. Ale podstawą wymiaru jest Twój zadeklarowany przychód — nie rzeczywisty dochód.
W 2026 roku minimalna podstawa wymiaru składek chorobowych dla przedsiębiorcy to 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, czyli ok. 3490 zł miesięcznie. Wielu JDG płaci właśnie od tej kwoty, bo to tańsze. Ale oznacza to, że zasiłek chorobowy wyniesie wtedy ok. 2430 zł miesięcznie (3490 × [1 − 0,1371] × 80%) — niezależnie od tego, ile faktycznie zarabiasz.
Możesz zadeklarować wyższą podstawę wymiaru (maksymalnie 250% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego), co podnosi składkę i zasiłek. Warto przemyśleć tę decyzję, szczególnie w branżach, gdzie kilkutygodniowa choroba poważnie zagraża płynności firmy.
Pisaliśmy już o tym, jak legalnie obniżyć swoje składki ZUS na jeden miesiąc w roku — w artykule Wakacje składkowe ZUS 2026 — kto skorzysta i ile realnie zostaje w kieszeni.
Checklista dla właściciela firmy
Niezależnie od wielkości firmy, raz w roku warto przejrzeć kilka kwestii związanych z zasiłkami. Poniżej to, co faktycznie warto sprawdzić.
Jako pracodawca:
1. Ustal, kto jest Twoim płatnikiem zasiłku w 2026 roku. Sprawdź, ile osób zgłosiłeś do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada 2025 roku. To wyznacza Twój status na cały 2026 rok: do 20 osób — ZUS płaci, powyżej — Ty płacisz (i rozliczasz z ZUS przez potrącenie).
2. Zaktualizuj procedury przyjmowania wniosków zasiłkowych. Od 1 lipca 2026 musisz akceptować wnioski złożone elektronicznie. Odmowa przyjęcia skanu dokumentu lub wniosku e-mailem jest niezgodna z przepisami.
3. Sprawdź swój system kadrowo-płacowy. Czy prawidłowo oblicza wynagrodzenie chorobowe i rozróżnia pracowników przed i po 50. roku życia (33 vs 14 dni)? Czy obsługuje ścieżkę zwolnienia z kodem C (utrata prawa do zasiłku za 5 dni)?
4. Upewnij się, że masz archiwum wniosków zasiłkowych. Dokumenty zasiłkowe mogą być kontrolowane przez ZUS przez kilka lat wstecz. Skan e-mailem jest równoważny papierowi — ale musi być przechowywany i odtwarzalny.
Jako JDG:
1. Sprawdź, czy jesteś objęty dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym. Zaloguj się na eZUS i weryfikuj, czy figurujesz jako ubezpieczony z tytułu dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Jeśli nie — w razie choroby nie dostaniesz nic.
2. Upewnij się, że wszystkie składki są opłacone w terminie. Jedno opóźnienie może wystarczyć, by ZUS wyrejestrował Cię z ubezpieczenia. Sprawdź historię płatności na swoim koncie w eZUS.
3. Oceń, czy Twoja zadeklarowana podstawa wymiaru jest adekwatna. Jeśli płacisz od minimalnej podstawy — policz, jaki zasiłek dostaniesz przy 14- lub 30-dniowej chorobie. Czy to pokryje Twoje stałe koszty (ZUS, leasing, czynsz, abonament)?
Najczęstsze pytania właścicieli firm
Czy jeśli pracownik zachoruje w pierwszym tygodniu zatrudnienia, też muszę płacić wynagrodzenie chorobowe?
Nie zawsze. Pracownik nabywa prawo do zasiłku chorobowego po 30-dniowym nieprzerwanym ubezpieczeniu chorobowym (art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy chorobowej). W tym czasie — w ciągu pierwszego miesiąca — nie otrzymuje ani wynagrodzenia chorobowego z Twojego budżetu, ani zasiłku z ZUS. Wyjątek: jeśli niezdolność wynika z wypadku w drodze do lub z pracy, prawo do zasiłku przysługuje od pierwszego dnia.
Co jeśli pracownik zachoruje tuż przed urlopem wypoczynkowym?
Zwolnienie lekarskie przerywa urlop. Pracodawca musi udzielić pozostałej części urlopu w terminie uzgodnionym z pracownikiem — nie przepada. Wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek zastępuje wynagrodzenie urlopowe za nakładający się okres.
Pracownik poszedł na zwolnienie, ale właśnie w tym miesiącu chciałem go zwolnić. Co teraz?
Co do zasady umowy o pracę nie można wypowiedzieć w trakcie usprawiedliwionej nieobecności, do której zalicza się chorobę. Ograniczenie dotyczy wypowiedzenia, nie rozwiązania za porozumieniem stron ani rozwiązania bez wypowiedzenia z winy pracownika (gdy istnieje ważny powód). W takiej sytuacji zawsze warto skonsultować się z prawnikiem przed podjęciem decyzji.
Jak liczyć próg 20 osób, jeśli zatrudniam pracowników tylko sezonowo?
Liczy się liczba ubezpieczonych na konkretny dzień — 30 listopada poprzedniego roku. Osoby na urlopie bezpłatnym, na macierzyńskim, ojcowskim — wliczają się, bo nadal mają aktywne ubezpieczenie chorobowe. Zleceniobiorcy zgłoszeni do ubezpieczenia chorobowego również wchodzą do liczenia.
Czy eZUS działa tak samo jak PUE ZUS?
eZUS to nowa nazwa platformy, która zastąpiła PUE ZUS. Adresy przekierowują do tego samego serwisu — te same dane logowania, te same funkcje. Jeśli masz już profil PUE, wchodzisz do eZUS bez żadnej rejestracji.
Podsumowanie
System zasiłkowy dla MŚP opiera się na podziale na dwa etapy i dwie grupy firm. Przez pierwsze 33 dni (lub 14, jeśli pracownik skończył 50 lat) płaci pracodawca z własnej kieszeni — to wynagrodzenie chorobowe z art. 92 KP. Potem wchodzi zasiłek z ZUS lub od pracodawcy, zależnie od progu 20 ubezpieczonych.
Od 1 lipca 2026 roku dokumentacja zasiłkowa może być w pełni elektroniczna — to ułatwienie dla pracowników i jednocześnie wymóg dostosowania wewnętrznych procedur dla każdego pracodawcy, który dotychczas akceptował wyłącznie dokumenty papierowe.
Wskazówka: Jeśli prowadzisz firmę z pracownikami i nigdy nie sprawdzałeś, czy Twój system kadrowy prawidłowo rozlicza wynagrodzenie chorobowe i zasiłki — to jeden z tych obszarów, gdzie błąd wychodzi dopiero przy kontroli ZUS, nie na co dzień. Szczególnie wrażliwe punkty to próg 20 ubezpieczonych, różny okres płatny przez pracodawcę dla pracowników przed i po 50. urodzinach, oraz kody na e-ZLA. Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystko jest poprawnie skonfigurowane — możemy to razem przejrzeć.