Kto choć raz ubiegał się o dotację lub dofinansowanie z publicznych pieniędzy, zna ten moment: przed złożeniem wniosku trzeba zebrać zaświadczenia o całej dotychczasowej pomocy z ostatnich trzech lat albo złożyć oświadczenie, że żadnej nie było. Ustawa, którą według prawo.pl (6 listopada 2026 r.) Senat przyjął bez poprawek, ma ten obowiązek zlikwidować. Jest jednak haczyk: kluczowe przepisy zaczną działać dopiero 1 stycznia 2028 r., a nie — jak podawano na wcześniejszym etapie prac — rok wcześniej.
1. Co dziś trzeba dołączyć do wniosku o pomoc de minimis
Zacznijmy od prostego wyjaśnienia pojęcia. Pomoc de minimis to wsparcie ze środków publicznych (na przykład dotacja albo ograniczone zwolnienie podatkowe), którego wartość mieści się w unijnych limitach. Dzięki temu nie trzeba jej zgłaszać do Komisji Europejskiej. Sam limit jest prosty: według uzasadnienia rządowego projektu ustawy w większości sektorów to 300 000 euro w okresie trzech lat. W rolnictwie jest to 50 000 euro, a w rybołówstwie 30 000 euro (z możliwością podwyższenia do 40 000 euro) — też w okresie trzech lat.
Skoro limit liczy się dla całej firmy, a nie dla pojedynczego programu, ktoś musi sprawdzić, ile pomocy firma już dostała. Dziś ciężar dowodu spoczywa na wnioskodawcy. Zgodnie z art. 37 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. (Dz. U. z 2026 r. poz. 500) o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, zwanej dalej ustawą o pomocy, podmiot ubiegający się o pomoc de minimis przedstawia razem z wnioskiem:
- wszystkie zaświadczenia o pomocy de minimis, jaką otrzymał w okresie trzech lat poprzedzających złożenie wniosku,
- albo oświadczenie o wielkości tej pomocy,
- albo oświadczenie o nieotrzymaniu takiej pomocy w tym okresie.
Do tego dochodzi osobny formularz informacji o wnioskodawcy i jego działalności. Opis wymagań podaje dokument wyjaśniający UOKiK, który odwołuje się do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. (Dz. U. z 2026 r. poz. 449).
Dlaczego to ma znaczenie dla właściciela firmy? Uzasadnienie rządowego projektu ujmuje to wprost: konsekwencje przekroczenia limitu obciążają przede wszystkim podmiot, któremu pomoc została udzielona. Jeśli Komisja Europejska uzna, że wsparcie naruszyło reguły wspólnego rynku, i nakaże je oddać, beneficjent zwraca pieniądze razem z odsetkami. Taka decyzja zamyka też drogę do kolejnej pomocy publicznej. Stąd zaświadczenia i oświadczenia nie są formalnością dla formalności — to narzędzie pilnowania limitu.
Kiedy pomoc uznaje się za udzieloną
W dokumencie wyjaśniającym UOKiK czytamy, że warunki dopuszczalności pomocy de minimis weryfikuje się przed jej przyznaniem, czyli przed nabyciem prawa do niej — niezależnie od tego, kiedy pieniądze trafią na konto. Najpóźniej w dniu udzielenia pomocy (na przykład w dniu zawarcia umowy o dotację albo wydania decyzji) trzeba określić jej wartość. Gdy dokładnej kwoty jeszcze nie znasz, urząd przyjmuje, że pomoc jest udzielona w maksymalnej możliwej wysokości. Dla Ciebie oznacza to prostą rzecz: do limitu wlicza się pomoc od momentu przyznania, nie od momentu wypłaty. Unijne zasady de minimis obowiązują w obecnej wersji (rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831) najdłużej do 30 czerwca 2031 r.
Ostrzeżenie: opisana poniżej zmiana nie obowiązuje jeszcze dziś. Do końca 2027 r. wnioskodawca nadal odpowiada za rzetelne oświadczenie o pomocy, którą już dostał.
2. Co zmienia ustawa — rejestr zamiast stosu papierów
Rządowy projekt nowelizacji ustawy o pomocy trafił do Sejmu jako druk nr 3088 z datą 10 września 2026 r. Marszałek skierował go 15 września do komisji. Komisja do Spraw Deregulacji i Komisja Gospodarki i Rozwoju rozpatrzyły projekt 8 października 2026 r. i w sprawozdaniu (druk nr 3198) wniosły o jego uchwalenie bez poprawek. Według serwisu prawo.pl z 6 listopada 2026 r. Senat przyjął ustawę bez poprawek i czeka ona już tylko na podpis prezydenta.
Zasada jest prosta. Zamiast pytać przedsiębiorcę, ile pomocy dostał, urząd sprawdzi to w publicznym rejestrze. Projekt tworzy dwa takie rejestry (nowy art. 39a ustawy o pomocy):
- Centralny Rejestr Pomocy Publicznej — prowadzi go Prezes UOKiK. Obejmuje pomoc publiczną inną niż w rolnictwie i rybołówstwie, czyli tę, która dotyczy zdecydowanej większości firm.
- Odrębny rejestr dla rolnictwa i rybołówstwa — prowadzi go minister właściwy do spraw rolnictwa.
W rejestrze znajdą się dane z sprawozdań, które i tak składają podmioty udzielające pomocy: kto jest beneficjentem (imię i nazwisko albo nazwa oraz NIP), jakiej działalności dotyczy pomoc, kto jej udzielił oraz jaki był rodzaj, forma, wielkość i przeznaczenie pomocy. Dane mają być przechowywane przez 10 lat od dnia udzielenia pomocy.
Co z dostępem do tych informacji? Art. 39b projektu przewiduje możliwość nieodpłatnego zapoznania się z danymi drogą elektroniczną, w zakresie potrzebnym do pilnowania limitów. Dane wyszukuje się po numerze identyfikacji podatkowej beneficjenta. Udostępniany zakres obejmuje między innymi wartość pomocy, dzień jej udzielenia, jej formę oraz klasę działalności, w związku z którą ją przyznano.
Jednocześnie z art. 37 znikają przepisy o obowiązku składania zaświadczeń i oświadczeń o pomocy de minimis. Projekt zmienia przy tym osiemnaście innych ustaw, między innymi o systemie ubezpieczeń społecznych i o rynku pracy i służbach zatrudnienia, żeby usunąć z nich powiązane odwołania.
Jak zmieni się ścieżka wniosku
Najłatwiej zobaczyć różnicę na zestawieniu. Pierwsza kolumna to stan dzisiejszy, druga — stan po wejściu w życie przepisów według tekstu projektu:
| Element wniosku | Dziś | Po zmianie |
|---|---|---|
| Zaświadczenia o dotychczasowej pomocy de minimis | wymagane (3 lata wstecz) | uchylone, urząd sprawdza rejestr |
| Oświadczenie o wielkości lub o nieotrzymaniu pomocy | alternatywa dla zaświadczeń | uchylone |
| Informacje o wnioskodawcy i jego działalności | wymagane | nadal wymagane |
| Limit 300 000 euro w trzech latach | obowiązuje | bez zmian |
Kto zajrzy do rejestru
Według projektu dostęp do danych w rejestrach mają od 1 stycznia 2028 r. przede wszystkim podmioty udzielające pomocy — to one sprawdzą, ile pomocy dany wnioskodawca już wykorzystał. Prawo.pl dodaje, że wybrane instytucje publiczne, w tym organy ścigania, także otrzymają możliwość dostępu do tych danych. Cel zapowiadał Rządowe Centrum Legislacji, które przygotowało projekt: ograniczyć zakres dokumentów wymaganych przy ubieganiu się o pomoc de minimis.
3. Od kiedy — i dlaczego w sieci krąży rok 2027
Tu najłatwiej o pomyłkę. Gdy rząd przyjmował projekt, media (na przykład Super Biznes) cytowały wykaz prac legislacyjnych rządu, według którego zniesienie obowiązku miało nastąpić po zasileniu rejestrów danymi o pomocy z lat 2024–2026, czyli do 1 stycznia 2027 r. Tekst projektu skierowanego do Sejmu we wrześniu 2026 r. mówi co innego.
Art. 25 projektu wskazuje, że ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2028 r. Wyjątkiem jest kilka przepisów, które wchodzą w życie po 14 dniach od ogłoszenia. Dotyczą one między innymi tworzenia rejestrów i ich zasilania danymi. Pozostałe terminy z projektu wyglądają tak:
| Co | Termin |
|---|---|
| Urzędy zaczynają gromadzić w rejestrach dane ze sprawozdań | niezwłocznie po uruchomieniu funkcjonalności rejestru |
| Rejestr zawiera dane o pomocy de minimis udzielonej w latach 2025–2027 | do 1 stycznia 2028 r. |
| Początek nieodpłatnego udostępniania danych z rejestrów | od 1 stycznia 2028 r. |
| Wejście w życie ustawy (poza wyjątkami z art. 25) | 1 stycznia 2028 r. |
Powód przesunięcia podaje prawo.pl: w toku prac okazało się, że centralne rejestry wymagają zmian i modernizacji istniejących systemów informatycznych, więc kluczowe zmiany wejdą w życie dopiero od 2028 r. Zwróć uwagę na kolejność. Art. 20 projektu każe urzędom zacząć zbierać dane do rejestrów niezwłocznie po uruchomieniu odpowiedniej funkcji systemu, a więc rejestr zacznie się zapełniać na długo przed dniem, w którym przepisy o zaświadczeniach przestaną obowiązywać. Dzięki temu w styczniu 2028 r. urzędnik ma zajrzeć do bazy, która już zawiera historię pomocy z lat 2025–2027. Wygląda to rozsądnie — urząd nie może zrezygnować z papierów, dopóki w rejestrze nie ma kompletnych danych, na których mógłby się oprzeć. Skalę prac pokazuje art. 24 projektu: maksymalny limit wydatków budżetu państwa na zadania Prezesa UOKiK związane z rejestrem wynosi 11 175 861 zł w 2027 r. i 1 905 000 zł w 2028 r.
Jeszcze jedna rzecz, która ma znaczenie praktyczne. Art. 23 projektu reguluje wnioski złożone przed zmianą, a nierozpatrzone do 1 stycznia 2028 r. Stosuje się do nich dotychczasowe przepisy, z jednym ważnym zastrzeżeniem: niezłożenie zaświadczeń lub oświadczeń nie jest brakiem formalnym i nie wymaga uzupełnienia wniosku.
4. Czego ta zmiana nie rusza
Łatwo przecenić skalę deregulacji. Uzasadnienie projektu wprost zaznacza, że zakresem ustawy nie są objęte przepisy określające, jakie informacje podaje się przy ubieganiu się o pomoc, ani przepisy o systemie sprawozdawczości pomocy publicznej. W praktyce:
- Nadal wypełnisz formularz informacji o sobie i swojej działalności. Zniknąć mają zaświadczenia i oświadczenia o dotychczasowej pomocy, a nie cały pakiet dokumentów.
- Limity pozostają bez zmian. Projekt nie podnosi i nie obniża 300 000 euro w trzech latach — zmienia wyłącznie sposób sprawdzania, czy firma się w nim mieści.
- Odpowiedzialność nie znika. Skoro konsekwencje przekroczenia limitu obciążają beneficjenta, warto dalej wiedzieć, ile pomocy firma wzięła, nawet jeśli urząd zajrzy do rejestru sam.
- Rejestr będzie tak dobry, jak sprawozdania, z których powstaje. Projekt przewiduje mechanizm korygowania danych, gdy okażą się niezgodne ze stanem faktycznym, ale dane trafiają do rejestru od podmiotów udzielających pomocy. Wyobraźmy sobie hipotetyczną sytuację: w rejestrze widnieje pomoc w złej kwocie. Wtedy najwięcej do stracenia ma wnioskodawca, bo to jego limit jest liczony od błędnej wartości — więc to on ma największy interes, by błąd wychwycić.
Jeśli nigdy nie ubiegałeś się o pomoc publiczną, ta ustawa nie zmienia niczego w Twoich obowiązkach. Zmiana dotyczy tych, którzy składają wnioski o dotacje, programy wsparcia, a także o inne formy pomocy opisane w ustawach zmienianych w nowelizacji.
Ostatnia kwestia dotyczy danych osobowych. Rejestr zawiera nazwę beneficjenta i NIP, a dla osób fizycznych prowadzących działalność także dane identyfikujące osobę. Projekt przewiduje, że dane w rejestrze wyszukane po numerze PESEL nie ujawniają imienia i nazwiska ani NIP-u, a wyszukane po NIP-ie nie ujawniają numeru PESEL. Rejestr ma więc ujawniać dane o pomocy, ale nie wszystkie dane identyfikacyjne naraz.
5. Co zrobić do 2028 roku
Do czasu wejścia w życie zmian nic się nie zmienia w codziennej praktyce. Kilka kroków, które mają sens już teraz:
1. Prowadź własną ewidencję pomocy
Zbierz w jednym pliku (arkusz wystarczy) każdą otrzymaną pomoc: kto jej udzielił, w jakiej formie, jaka była wartość i kiedy ją przyznano. Rejestr urzędowy będzie powstawał z cudzych sprawozdań, więc własna lista pozwala porównać wpisy z rzeczywistością. Dla księgowej to też gotowy materiał do oświadczenia o wielkości pomocy, a dla Ciebie — szybka odpowiedź na pytanie, ile z limitu 300 000 euro zostało jeszcze do wykorzystania.
Rozwiązanie: dodaj do ewidencji kolumnę „dokument potwierdzający” i trzymaj skan zaświadczenia obok wpisu.
2. Nie wyrzucaj zaświadczeń po 2028 roku
Zaświadczenia, które masz, to Twój własny dowód wysokości otrzymanej pomocy. Rejestr ma przechowywać dane przez 10 lat od udzielenia pomocy — to rozsądny punkt odniesienia także dla Twojego archiwum.
3. Porównaj rejestr ze swoją listą, gdy będzie dostępny
Gdy od 1 stycznia 2028 r. ruszy udostępnianie danych, sprawdź swój NIP w rejestrze i zestaw wynik z ewidencją. Jeśli widzisz rozbieżność, zgłoś ją podmiotowi, który pomoc udzielił — projekt przewiduje, że to on aktualizuje lub koryguje sprawozdanie, z którego powstał wpis.
4. Sprawdź w regulaminie naboru, czy to pomoc de minimis
Dokument UOKiK wyjaśnia, że program pomocowy powinien wyraźnie wskazywać, że wsparcie dla działalności gospodarczej jest pomocą de minimis w rozumieniu rozporządzenia 2023/2831. Szukaj więc w regulaminie naboru takiego zapisu i wymienionego tam limitu. Jeśli go nie ma, zapytaj instytucję organizującą nabór, zanim wpiszesz kwotę do oświadczenia.
5. Sprawdź, czy Twój wniosek nie „przeleży” do 2028
Jeśli wniosek złożysz w 2027 r. i nie zostanie rozpatrzony przed 1 stycznia 2028 r., zastosujesz do niego stare zasady. Nie zrezygnuj więc z dokumentów z założenia, że „zaraz i tak znikną”. Wniosek składany dziś wymaga ich w pełnym zakresie.
Ostrzeżenie: według prawo.pl ustawa czeka jeszcze na podpis prezydenta, a terminy w tym tekście pochodzą z projektu (druk nr 3088). Zanim zaplanujesz proces, sprawdź tekst ogłoszony w Dzienniku Ustaw.
Podsumowanie
- Dziś wnioskodawca ubiegający się o pomoc de minimis dołącza zaświadczenia o pomocy z ostatnich trzech lat albo składa oświadczenie (art. 37 ustawy o pomocy).
- Senat przyjął bez poprawek ustawę, która znosi ten obowiązek; według prawo.pl (6 listopada 2026 r.) czeka na podpis prezydenta.
- Zamiast papierów powstaną dwa centralne rejestry — jeden prowadzony przez Prezesa UOKiK, drugi przez ministra rolnictwa.
- Kluczowe przepisy wchodzą w życie 1 stycznia 2028 r.; starsze publikacje podające rok 2027 opierały się na wcześniejszym etapie prac.
- Limity pomocy się nie zmieniają, zmienia się sposób ich sprawdzania. Formularz informacji o wnioskodawcy zostaje.
- Do końca 2027 r. wniosek wymaga dokumentów jak dotąd.
Wskazówka: zacznij prowadzić własną ewidencję otrzymanej pomocy już teraz — za rok przyda się do sprawdzenia rejestru, a dziś ułatwia każde oświadczenie. Jeśli składasz wniosek o dofinansowanie i chcesz uporządkować dokumenty, chętnie podpowiemy. Wcześniej opisywaliśmy też dofinansowanie szkoleń z AI od PARP oraz ulgę badawczo-rozwojową — przy każdej formie wsparcia warto sprawdzić, jakiego rodzaju pomocą jest i jakie dokumenty wymaga wniosek.